Доповідна записка - складаємо згідно з вимогами

Документообіг будь-якого підприємства являє собою сукупність паперів різного характеру, систематизованих певним чином. Одним з документів є доповідна записка.

Загальна характеристика і призначення документа

Для початку слід зазначити, що доповідна записка - це ділова папір, який носить інформативний і одночасно рекомендаційний характер. Вона призначена для надання керівнику підприємства або безпосередньому начальникові. Цей документ може бути складений будь-яким співробітником компанії з двох причин:

1. За ініціативою самого працівника.
2. За завданням керівництва.

У будь-якому випадку такий папір містить в собі детальну інформацію щодо конкретного, окремо взятого питання. По суті, це - думка співробітника, висловлене у письмовій формі. Бувають випадки, коли для прийняття рішення керівнику необхідно знати міркування своїх підлеглих щодо обставин кожної справи. Тоді працівник зобов'язаний скласти аргументовану відповідь, а на закінчення додати свою особисту думку у вигляді конкретних пропозицій і рекомендацій. Відповідно, така записка стає вже приватною думкою конкретної людини.

Не варто плутати

Беручись за складання того чи іншого документа, необхідно точно знати, що конкретно потрібно надати. Деякі види ділового листування дуже схожі один з одним, і їх можна легко переплутати. Наприклад, ділові записки бувають трьох видів: службові, доповідні і пояснювальні. У той же час між ними є три істотні відмінності, які не дозволяють знає людині зробити цю помилку. Ці документи розрізняються:

1. За адресату, тобто по тому, для кого вони призначені. На відміну від службової, пояснювальна записка пишеться на ім'я безпосереднього керівника, а доповідна, додатково, може бути складена прямо на директора підприємства.

2. По темі і смисловим навантаженням викладається інформації. Тема пояснювальній зрозуміла безпосередньо з назви. Службова є частиною ділового листування між структурними підрозділами компанії. Тема доповідній може бути різною:

• періодична звітність;
• разове надання інформації з цікавить питання.

3. Якщо службова і пояснювальна служать для використання всередині підприємства, то доповідна записка може бути як внутрішнього, так і зовнішнього характеру. У першому випадку вона призначена для директора компанії, а в другому - для вищої інстанції.

Коли складається документ

Доповідна записка - це вимушена міра. Вона складається тоді, коли сформована ситуація виходить з-під контролю і загрожує підприємству серйозними неприємностями. Іншими словами, стан справ має бути критичним. У цей момент співробітник доводить інформацію до відома керівництва та детально викладає відомі йому факти. Це може бути загроза виконанню плану або отриманню очікуваного прибутку. Документ спрямований на те, щоб привернути увагу керівників до виниклої проблеми і спробувати виправити становище. Кожен фахівець по-своєму представляє вирішення ситуації. У доповідній він докладно описує свій варіант і викладає власні міркування з цього приводу. Для зручності сприйняття інформації цей документ складається в абсолютно вільній формі. Такий стиль дозволяє абсолютно будь-якому працівнику викласти свою точку зору по конкретному, окремо взятому питання, не побоюючись бути незрозумілим іншими.

Причини складання документа

Існує ряд причин, через які може бути складена доповідна записка. Зразок або унікальний шаблон для всіх можливих випадків скласти, звичайно, можна. Але будь конкретно взятий привід потребує індивідуальної манери викладу. Причини можуть бути самі різні:

• запізнення на роботу;
• прогул;
• невиконання зобов'язань;
• конфлікт між сотруднікамі;
• виклад результатів проведеної проверкі;
• доведення до відома інформації про допущену ошібке;
• загроза зриву виконання планового завдання;
• інформація про неприпустиме поведінці працівника.

Причин багато і кожна з них вимагає індивідуального підходу і конкретного розгляду. Отримавши інформацію з перших рук, начальник повинен її всебічно досліджувати і прийняти компетентне рішення. Часто виникає необхідність отримати додатково інформацію і від інших учасників проблеми. Вони змушені будуть представити керівництву свої роз'яснення щодо поставленого питання.

Якщо хтось щось порушив

Порушення в умовах виробництва - не рідкість. Без них робочий процес і спілкування між людьми неможливі. Найчастіше зустрічається доповідна записка про порушення трудової дисципліни. Поведінка співробітника на робочому місці завжди неоднозначно. Будь-яке відхилення від загальноприйнятої норми зазвичай сприймається як порушення і тягне за собою відповідне покарання. Накласти стягнення має право тільки керівник підприємства, тому інші співробітники, включаючи безпосереднього керівника, можуть тільки інформувати його про те, що трапилося і запропонувати свій варіант впливу на недбайливого колегу. Алгоритм складання такої доповідній виглядає наступним чином.

1. Найменування служби або підрозділу. Вказується в лівій верхній частині листа.
2. Адресат (керівник компанії). Вказується справа вгорі.
3. Назва документу. Пишеться трохи нижче великими літерами з нового рядка.
4. Номер документа.
5. Місце складання.
6. Тема.
7. Текст документа: П.І.Б. і посада порушника, дата порушення, вид порушення, причина того, що сталося, пропозиція про стягнення.
8. Посада, П.І.Б. і підпис працівника, який склав документ.

Якщо завинив колега

Доповідна записка на працівника може бути складена безпосереднім керівником або колегою. Найчастіше причини її складання носять негативний характер: порушення, проступок, негідну поведінку. У цьому випадку записка спрямована на те, щоб констатувати факт того, що сталося і припинити повторення подібного надалі. Отримавши такий документ, керівник повинен розібратися в ситуації і прийняти рішення. В даному випадку від нього залежить, чи буде накладено на працівника будь-яке стягнення чи ні. Якщо негативний випадок стався вперше, то можна обмежитися попередженням і повчальною бесідою. Якщо ж порушення перейшло в систему, то піде покарання у відповідності з трудовим законодавством. Керівник зобов'язаний накласти візу, в якій буде зафіксовано прийняте рішення. Доповідні можуть складатися на працівників і з інших приводів. Наприклад, керівник підрозділу має право скласти записку на ім'я директора про заохочення підлеглого за сумлінну роботу або добре виконане завдання. Принцип складання - той же, тільки текст носить позитивний характер.

Чи важко написати доповідну?

Скласти доповідну записку не складно. Зразок написання в разі потреби завжди можна взяти у секретаря. Через його руки проходить багато подібних документів. Головне полягає в тому, щоб ясно викласти суть події. Прочитавши такий документ, керівник повинен мати чітке уявлення про те, що хотів сказати укладач цього «послання». Факти повинні бути описані у хронологічній послідовності, крок за кроком, щоб в цілому вимальовувалася яскрава і зрозуміла картина. Необхідно також пам'ятати, що для внутрішнього використання доповідна зазвичай складається на звичайному листку формату А4 (або ж А5). Якщо ж інформація надається у вищестоящу організацію, то текст повинен бути надрукований на фірмовому бланку підприємства. Такий документ в обов'язковому порядку необхідно дати на підпис керівнику. У підсумку він буде підписаний двома представниками від підприємства: перший - укладач, другий - директор. Інформація може бути підтверджена додатковими відомостями. Вони зазвичай надаються разом з основним документом у вигляді пронумерованих додатків.

Щоб зробити все правильно

Для того щоб інформація була почута, необхідно знати, як написати доповідну записку. Такий документ зазвичай складається з трьох основних частин.

1. Причина, яка послужила приводом для написання такої записки. Тут необхідно чітко окреслити ситуацію і перерахувати всі відомі факти.
2. Думка упорядника з приводу того, що відбувається. Потрібно всебічно проаналізувати ситуацію і запропонувати своє рішення створилася проблеми.
3. Узагальнюючий висновок і конкретні кроки.

Інформацію необхідно по можливості викладати коротко і ясно, щоб при читанні абонент не втратив думку. В іншому випадку викладені факти можуть бути невірно витлумачені, і прийняте рішення не принесе бажаних результатів. У тексті не варто висловлювати свої домисли або спотворювати дійсність. Такий прийом суперечить правилам. Якщо виникне така необхідність, то адресат сам поцікавиться думкою укладача, щоб розібратися в те, що трапилося і прийняти остаточне рішення.

Послідовність дій

На прикладі можна розглянути конкретний випадок невиконання службових обов'язків. Доповідна записка на співробітника складається безпосереднім начальником для надання керівництву підприємства. Для початку працівнику дається час для виправлення своїх прорахунків. В іншому випадку керівник відповідної служби у присутності 3 свідків складає акт про те, що даний працівник не виконав завдання в запропоновані терміни. Порушник повинен після цього написати пояснення по всій формі із зазначенням причин.

Співробітник може цього і не робити. У такому разі він втрачає останню можливість свого захисту. Пояснювальна записка передається керівнику для ознайомлення. Своє остаточне рішення він висловлює у вигляді резолюції. Інформація надходить у відділ кадрів для складання наказу про стягнення. Ступінь покарання визначається відповідно до законодавства. Якщо проступок виявився досить серйозним, і додатково неодноразовим, то результатом може виявитися звільнення з роботи за відповідною статтею.