KPIs - що це? KPI - ключові показники ефективності. Розробка KPI
Системи оцінки ефективності
Зміст
KPI: що це таке
KPI (KPIs) - це англійська абревіатура від "key performance indicators", по-російськи іменується як КПЕ - ключові показники (іноді - параметри) ефективності. Але у вихідному закордонному звучанні вживається як норма. KPI - це система, що дозволяє оцінювати ефективність роботи співробітників фірми на предмет досягнення цілей (стратегічних і тактичних).
«Ключові показники» дозволяють компанії проаналізувати якість своєї структури, потенціал у вирішенні завдань. На основі KPI формується також і система управління цілями. Це найважливіший фактор: якщо ознак таргетування показників ефективності не буде, то і «ключові показники» застосовувати не до чого. Управління по цілях і KPI, таким чином, - це два взаємопов'язаних явища. Перше передбачає насамперед прогнозування результатів роботи, а також планування того, як ці результати будуть досягатися.
Хто придумав KPI?
Однозначної відповіді на це питання історія не дає, однак можна простежити, як світовий менеджмент йшов до розуміння KPIs, що це і чим корисно. В кінці 19 - початку 20 століття соціолог Макс Вебер визначив, що є два способи оцінки роботи співробітників: так званий «султанський» і Мерітократична. По першому - начальник («султан») на свій розсуд оцінював, наскільки добре людина справляється зі своїми обов'язками. Раціональне начало тут відіграє другорядну роль, головне - це чисто емоційне сприйняття роботи підлеглого.
Мерітократична метод - це коли результати праці оцінюються за реальним досягненням, з підключенням механізмів об'єктивних вимірювань. Даний підхід був адаптований теоретиками менеджменту в західних країнах і поступово викристалізувався в те, що ми знаємо як система KPI. Важливу роль у систематизації раціональної оцінки роботи персоналу зіграли праці Пітера Друкера, який, як вважається, перетворив менеджмент в наукову дисципліну. У концепціях вченого прямо говориться про те, що є цілі, а є оцінка ступеня їх досягнення через ключові показники ефективності.
Плюси KPI
Головна позитивна сторона системи KPI - наявність прозорого для всіх співробітників компанії механізму оцінки праці та роботи підприємства в цілому. Це дозволяє начальству оцінювати ефективність діяльності всіх підлеглих структур в режимі реального часу, прогнозувати те, як будуть вирішуватися завдання і досягатися цілі. Наступний плюс KPI - те, що у керівництва з'являється інструмент коригування роботи підлеглих, якщо поточні результати відстають від планових.
Якщо, наприклад, за підсумками вимірювання діяльності у першому півріччі виявляється, що такі-то параметри ефективності недостатньо високі, то проводяться робочі наради з метою виявлення причин і стимулювання співробітників виконати роботу краще після закінчення наступних шести місяців. Інша позитивна сторона KPI - зворотний зв'язок між фахівцем і керівником. Перший буде отримувати не просто настанови і часом здаються необ'єктивними причіпки, а цілком обґрунтовані зауваження, другий - поліпшення результативності за рахунок конкретизації помилок і недоліків в роботі, виконуваної підлеглим.
Мінуси KPI
Результати оцінок в рамках KPI (показники ефективності як такі) можуть бути інтерпретовані не цілком коректно, і це найголовніший недолік даної системи. Як правило, ймовірність виникнення подібної проблеми тим нижче, чим більш високим буде увагу на етапі формування критеріїв того, як оцінювати параметри ефективності. Інший мінус KPI - компанії, щоб цю систему впровадити, доведеться затратити чимало ресурсів (що обчислюються, як правило, в часі, працю та фінансах). Йдеться, зрозуміло, про роботу над ключовими параметрами ефективності належного рівня опрацювання. Є ймовірність, що доведеться проводити масштабне перенавчання працівників: фахівців - на предмет зміни завдань, а значить, і умов праці, менеджменту ж належить освоювати нові методи оцінки роботи підлеглих. Фірма може виявитися не готовою до того, щоб давати колективу зайвий час на освоєння нововведень.
Тонкощі впровадження KPI
Головне завдання при впровадженні системи KPI («з нуля») - не допустити негативного ставлення до неї з боку співробітників. Тому керівництву фірми необхідно дохідливо донести зміст і практичну користь нововведень до кожного з підлеглих, чия робота підлягає подальшій оцінці на предмет ефективності. Краща методика тут, на думку деяких експертів з області HR - індивідуальна презентація, пояснення фахівцям на конкретних позиціях: KPIs - що це і навіщо впроваджувати цю систему в компанії.
Помилкою буде беззастережне насадження параметрів ефективності в наказовому порядку, однак необхідний крок - це звернення з боку перших осіб компанії. Якщо, наприклад, лінійний менеджер повідомляє підлеглим у своєму підрозділі про швидке впровадження KPI, то дана інформація повинна підтвердитися також і генеральним директором. Спеціаліст повинен розуміти, що система ключових параметрів ефективності - це не вигадка начальника, а елемент стратегічної політики всієї фірми.
Оптимальні терміни впровадження KPI
У середовищі експертів є думка, що показники KPI, якщо мова йде про систему, повинні бути впроваджені одноразово на всіх рівнях управління компанією - від рядових фахівців до топ-менеджерів. Відповідно до цієї точки зору, терміни впровадження ключових параметрів ефективності не можуть бути розтягнуті за часом: система починає працювати відразу. Питання лише в тому, як оптимально підібрати момент її запуску. Є точка зору, що достатньо сповістити співробітників про факт старту KPI приблизно за три місяці. Цього виявляється достатньо, щоб персонал фірми вивчив специфіку майбутньої оцінки ефективності своєї праці.
Також є теза, що якийсь час KPI може працювати паралельно з колишньою системою оплати. Залежно від ступеня лібералізму начальства співробітник зможе сам вибирати, відповідно до якої схемою йому буде нараховуватися зарплата. Можна цілком мотивувати людину працювати за новою KPI за рахунок бонусів і премій, умови отримання яких будуть чітко прописані в ключових параметрах.
Етапи створення системи KPI
Власне, як такому впровадженню механізмів KPI передує кілька етапів підготовчої роботи. По-перше, це період, пов'язаний з формулюванням стратегічних цілей, які ставляться перед компанією. В рамках цього ж етапу роботи відбувається розподіл загальної концепції на тактичні ділянки, ефективність яких і належить вимірювати. По-друге, це розробка ключових показників ефективності, визначення їх сутності. По-третє, це робота з розподілу посадових повноважень, пов'язаних з впровадженням системи, щоб кожен відповідальний задавав питання типу "KPIs - що це?"
Таким чином, всі показники будуть закріплені за конкретними особами (підрозділами) у фірмі. По-четверте, може знадобитися коригування поточних бізнес-процесів (якщо того зажадає оновлена стратегія). По-п'яте, це розробка нової системи мотивації співробітників, створення формул нарахування зарплати по свіжих критеріям. Після виконання всіх зазначених процедур можна запускати систему KPI.
Вимоги до KPI
Як було сказано вище, KPI - ключові показники ефективності, нероздільно пов'язані з цілями компанії. Якість опрацювання таргетування - головна вимога до системи КПЕ. Цілі можуть формуватися за різними принципами, але одна з найбільш популярних в HR-середовищі - концепція SMART. Означає «конкретний» (specific), «вимірний» (measurable), «досяжний» (achievable), «має відношення до результату» (relevant), «прив'язаний до часу» (time-bound), і, як підсумок, що дає опрацьовані і якісні KPI.
Приклади цілей, які відповідають цим критеріям: «відкрити стільки-то (measurable) торгових точок (specific) в місті (relevant) у першому кварталі (time-bound)», або «продати стільки-то авіаквитків у напрямку в таку-то країну за три тижні ». Кожна мета повинна ділитися на завдання, які, в свою чергу, зводяться до рівня персональних KPI (для співробітників або підрозділів). Оптимальне їх кількість, як вважають деякі експерти, становить 6-8.
Автоматизація KPI
Один з факторів успішного впровадження KPI - це технологічна інфраструктура. Оскільки ключові параметри ефективності - це набір раціональних показників, роботу з ними дуже добре буде робити комп'ютер. Існує безліч програмних рішень для управління KPI. Можливості, наявні в таких дистрибутивах, досить великі. По-перше, це зручне представлення інформації (у вигляді графіків, аналітики, документації) про процеси, пов'язані з KPIs. Що це дає? Головним чином, єдність сприйняття даних, зниження ймовірності неправильного тлумачення цифр. По-друге, це автоматизація збору та розрахунку показників ефективності. По-третє, це проведення багатовимірного (з дуже великими обсягами цифр) аналізу, який людині без програми виконати буде складно. По-четверте (за наявності мережевої інфраструктури), це обмін інформацією між окремими працівниками та налагодження каналів зворотного зв'язку «начальник-підлеглий».