Інформаційне забезпечення - основа всіх основ
В цілому інформаційне забезпечення - це збір інформації для різних цілей. В умовах динамічно розвивається середовища забезпечення підприємства інформацією - дуже важливий аспект, що допомагає фірмі успішно конкурувати на ринку.
Структура забезпечення підприємства інформацією полягає в її збиранні, аналізі та подальшому застосуванні в управлінні організацією. Якісно зібрана інформація всіх структурних підрозділів допомагає фірмі безперебійно працювати. Крім того, максимально повне інформаційне забезпечення дозволяє фірмі найбільш точно скласти довгострокове планування і виявити найкращу стратегію ведення бізнесу.
Для того щоб надходження інформації було максимально ефективним, слід розглянути варіанти його здійснення.
1. Внемашинное інформаційне забезпечення - ієрархічно впорядковані документи зберігаються на паперових носіях. Документ - основа внемашинной інформаційної бази. Вони групуються за датою та по найбільш зручним для зберігання інформації ознаками (кожне підприємство може групувати дані по-своєму). Такий метод зручний, але досить трудомісткий. Дуже важко змінити щось або згрупувати не по заздалегідь передбаченим ознаками.
2. Внутримашинное інформаційне забезпечення - документи зберігаються в електронному вигляді. Такий пристрій інформаційного забезпечення дозволяє зберігати і змінювати інформацію, а також коригувати або створювати нові зв'язки між документами. Але це можливо, якщо файли утворюють собою базу даних, а не локально «розкидані» по комп'ютеру.
Інформаційне забезпечення маркетингу - невід'ємна частина маркетингової політики організації. Воно дозволяє визначити споживчі переваги, охарактеризувати цільові ринки, виявити слабкі сторони конкурентів.
Облік «маркетингової» інформації ведеться шляхом складання графіків, таблиць, відомостей. Вся зібрана інформація збирається воєдино в цілісну систему, де вона групується за основними ознаками. В електронному вигляді все це зробити значно простіше, тому що дуже багато чого за людину робить машина. Тому з метою економії часу і людських ресурсів, базу даних маркетингових досліджень раціонально вести на комп'ютері.
Для зручного сприйняття інформації і людиною, і машиною створені спеціальні класифікатори опису маркетингового забезпечення інформацією. Вони входять в Єдину систему класифікації та кодування.
Дуже важливо уважно формувати інформацію, що надходить, тому можливі помилки можуть звести нанівець всі праці. Через те, що прогрес не стоїть на місці, слід постійно модернізувати існуючу автоматизовану систему, щоб оптимізувати інформаційні ресурси і максимально спростити роботу, а також зменшити ймовірність допущення помилок.
Ефективне управління організацією неможливо без використання інформаційної бази, а кваліфіковані фахівці допоможуть в збиранні та аналізі даних. Тим самим, інформаційне забезпечення підприємства сприятиме прийняттю виважених та обдуманих рішень по його подальшому функціонуванню.