Підзвітну особу. Тонкощі звіту і розрахунків
Знову закінчилася фарба в принтері, в приймальні залишився останній рулон паперу для факсу, в коридорі перегоріла лампочка? Не питання - завбачливий постачальник (або просто штатний співробітник) має потрібний запас і вчасно усуне ці проблеми!
Це підзвітна особа призначається наказом директора. Зібравши заявки по всіх відділах і ділянкам, він заповнює заяву на аванс для покупки ТМЦ. Потім мчить по магазинах, складах, а якщо потрібно, то його відряджають до іншого міста. Закупивши потрібний матеріал, протягом трьох днів після відрядження або терміну, обумовленого в заяві, він надає в бухгалтерію звіт АТ-1 з підтверджуючої документацією. На титульному аркуші він заповнює найменування організації, підрозділи, ПІБ, табельний номер, посада, призначення авансу. На звороті в таблиці (графи 1-6) підзвітна особа вносить реквізити видаткових документів із сумою і, підвівши внизу підсумок, ставить свій підпис з розшифровкою. Натомість бухгалтер видає йому розписку в тому, що звіт прийнятий і перевірений. Зі свого боку бухгалтер, присвоївши звітом порядковий номер, звіряє дані з підшитими оригіналами документів і заповнює графи 7-9. Потім на першому аркуші проставляє залишки коштів з попереднього звіту, отриману суму, витрати і виводить результат до затвердження.
Потрібно врахувати, що будь-яку помилку в АО-1 або невідповідність Порядку оформлення касових операцій обов'язково виявить ревізія розрахунків з підзвітними особами.
Делікатне ревізор проаналізує щомісячні залишки (Рахунок 71), стерпні в наступний період (раптом бухгалтер десь занизив залишок, а це називається необгрунтоване списання). Потім порівняє видачу та повернення підзвіту з касою, звернувши увагу на те, чи отримувало підзвітна особа аванс, чи не відзвітувавшись за попереднім. Глибока перевірка торкнеться і доданих документів. На кожному з них повинні бути присутніми необхідні реквізити. Оплатити роботи чи послуги, оприбутковувати ТМЦ від сторонньої організації можна тільки на підставі рахунку, накладної, корінця від прибуткового ордера, касового і товарного чека. Перевіряючи ту ж операцію, але з фізособою, ревізор зажадає закупівельний акт за договором купівлі-продажу і видатковий ордер.
Особливу увагу перевіряючий приділить необхідності відряджень працівників, збігом цілей прикладеним наказам, наявності підтверджуючих документів, відповідності періоду відрядження з посвідчення кількості днів до оплати, датам в готельних квитанціях і проїзних квитках, за якими підзвітна особа звітує. Обов'язковому контролю піддадуться розрахунки норм квартирних та добових. Заключним етапом перевірки відрядних є групувальні відомості із зазначенням усіх порушень.
Найбільш трудомістким етапом ревізії є звірка авансових звітів з журналом №7, де представлений весь бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами. З цього регістру ревізор копітко звірить грамотне внесення даних по кожному звіту. Підсумкові обороти по кредиту повинні збігатися з даними дебіту рахунків 50, 51, 55, з сумами кредиту рахунків 60, 26, 10 і т.д.