Як правильно заповнювати авансовий звіт
Всі співробітники, які отримують грошові кошти в підзвіт, зобов'язані знати, як заповнити авансовий звіт правильно. Тому бухгалтер повинен допомогти при заповненні бланків, а не робити все сам за співробітника.
Складається авансовий звіт особисто співробітником в одному екземплярі. Заповнюється бланк авансового звіту з двох сторін. На лицьовій стороні треба написати назву підприємства, відділ організації, дату заповнення, ПІБ, посада і вказати, на які цілі отримані і були витрачені кошти, видані йому в підзвіт. Вказується кількість первинних документів та доданих аркушів до звіту.
У табличній частині бланка вказують отриману суму, відображають залишок або перевитрата. На зворотному боці перераховують в хронологічному порядку всі підтверджуючі документи із зазначенням сум витрат. Підводиться підсумкова грошова сума і ставиться особистий підпис. До бланку прикріплюються оригінали всіх документів. Практичніше наклеїти документи на аркуш А4 і пронумерувати їх.
У випадку, якщо доданих документів виявилося більше, ніж рядків, до авансового звіту прикладають кілька бланків оборотних сторін звіту і на кожному зверху роблять напис «продовження авансового звіту № ____ від ____, ПІБ».
Бухгалтер робить записи на бланку з зазначенням кореспондуючих рахунків, сум та реквізитів касових ордерів, за якими остаточно розраховуються з співробітником.
Далі в бухгалтерії роблять відмітку про перевірку звіту, стверджують суму, ставлять дату. Розписується бухгалтер та головний бухгалтер підприємства, потім подають на затвердження керівнику. Після затвердження авансовий звіт проводять в бухгалтерії, залишок грошей вноситься до каси за прибутковим касовим ордером, а сума перевитрати видається на руки співробітникові по видатковим касовим ордером або перераховується на його рахунок за зарплатним проектом.
Співробітник може сам написати заяву з проханням утримати з його заробітної плати суму залишку, або за рішенням керівництва це може бути зроблено у випадку не повернення грошей протягом місяця після закінчення строків розрахунку.
Готівкові гроші з каси можна видавати в підзвіт тільки тим співробітникам, з якими укладено трудовий договір і які відзвітували повністю за попередні суми. Спочатку працівник власноруч пише заяву з проханням видати йому необхідну суму грошей, вказує цілі витрати і ставить особистий підпис. Керівник стверджує суму, встановлює терміни видачі коштів і надання звіту, ставить дату і підпис. Після цього бухгалтер має право видавати кошти в особистий підзвіт працівнику.
Передавати грошові кошти стороннім не можна. Звіт про гроші, які витрачені, треба надавати протягом трьох робочих днів після встановленого керівником терміну. Поясню на прикладах:
1.После повернення з відрядження треба заповнити авансовий звіт, принести в бухгалтерію проїзні документи, посвідчення про відрядження, страховку на поїздку, багажні квитанції, чек на попередній продаж квитків, квитанції про оплату за номер в готелі або договір найму житла у фізичної особи. Все це - не пізніше трьох робочих днів після закінчення поїздки.
2. У разі придбання ТМЦ для підприємства або оплати за послуги або оренду до авансового звіту прикладаються товарні чеки, акти закупа на ринку, договори купівлі-продажу, чеки ККА, рахунки - фактури, товарні накладні не пізніше трьох діб з дня відвантаження товару або оплати за послуги.
3.Почтовие витрати і переговори підтверджуються квитанціями, рахунками-фактурами, паперовими чеками.
Авансовий звіт надається після витрати заздалегідь виданих грошей як аванс. Мети призначення можуть бути самі різні:
1.хозяйственние потреби
2.почтовие витрати
3.командіровочние витрати
4. нотаріальні дії
При відшкодуванні витрат працівників за поїздку у відрядження за особистий рахунок, авансовий звіт не складається. На підставі наказу керівника про відрядження та звітних документів, бухгалтерія перераховує або видає готівку в повному обсязі витрачених коштів. Ніякої заяви від співробітника при цьому не вимагається.