Як прошивати документи правильно?
Деякі види ділових документів вимагають обов'язкової прошивки. Питання може здатися нескладним, але молоді фахівці часто стикаються з подібним завданням і не знають, як правильно прошити документи, щоб вони відповідали загальним вимогам. Головна мета прошивки - захист та облік документації. Крім того, прошиті документи зручніше транспортувати, нічого не розгубивши по дорозі, під час переїзду наприклад. Загублені документи складно, а в деяких випадках взагалі неможливо відновити. Тому поводитися з ними потрібно акуратно.
Зміст
Про вимоги, що пред'являються до прошивці важливих паперів
Як прошивати документи? Єдиного стандарту по прошивці документації, що має офіційне затвердження, на сьогоднішній день не існує. Кожна інстанція може пред'явити свої вимоги. Однак у кожному разі потрібно знати загальноприйняті принципи і правила, як правильно прошивати документи. Це дозволить уникнути багатьох неприємних моментів в документообігу. Нижче наведемо список основних моментів, які потрібно знати і завжди пам'ятати для того, щоб відповісти на питання про те, як прошивати документи.
Основні правила, які слід враховувати при прошивці важливої документації
Кожен лист повинен бути пронумерований (карти, схеми й інші документи, що мають кілька сторінок, але склеєні між собою, нумеруються як один лист). Номери прописуються з правого боку у верхньому куті. Після нумерації на звороті всієї прошивки записується загальна кількість аркушів. З документів видаляються всі скріпки, скоби і шпильки. Пронумеровані аркуші складаються по порядку. Після цього на лівому широкому полі робиться від 3-х до 5-ти проколів. Відстань між проколами найчастіше дорівнює трьом см. У рідкісних випадках замість цих проколів за допомогою канцелярського шила або діркопробивачем робиться два отвори. Не знаєте, як прошивати документи?
Варто зрозуміти, що найкраще це робити за допомогою голки і міцною нитки (найчастіше капронової) чи банківським шпагатом. Існують також і спеціальні прошивальні нитки. Нитка треба пропускати через отвори двічі (для надійності). Після того як пакет документів прошитий, нитка, якою зшивалися паперу, необхідно вивести на зворотний бік останнього листа і зв'язати вузлом, залишивши кінець в 6 см.
Трохи на закінчення
Ви отримали відповідь на питання "як прошивати документи". Тепер документацію можна опечатати. Для цього на кінець нитки потрібно приклеїти наклейку з паперу (приблизний розмір 5х4 см). На наклейку вже ставиться печатка і підпис, а при бажанні можна опечатати сургучною печаткою.
Прошивка документації найчастіше доручається співробітникам тих відділів, до яких дані документи відносяться. Тепер ви знаєте, що треба зробити для прошивки документів і зможете зробити дану процедуру. Успіхів вам у цій справі! Головне, пам'ятайте, що весь процес необхідно проробити з великою часткою акуратності. В іншому випадку вас попросять все переробити або зроблять догану за неправильний підхід до робочого процесу.