Факсимільний підпис - зручність чи головний біль
У правовому полі російського законодавства існує чимало прогалин у частині, що стосується дій, які практикуються в реальності, але не освітлених належним чином в нормативних документах. Через подібні білих плям виникає чимало запитань і юридичних суперечок, і одна з таких проблем - використання факсиміле.
Під факсиміле розуміється спеціальний штамп, що копіює зразок розпису кого-небудь. Найчастіше факсимільний підпис використовується посадовими особами для спрощення документообігу. При цьому закон, не даючи чіткого і ясного визначення про його використання, визнає факсимільне відтворення підпису як аналог власноручного. Саме через подібного розбіжності в законодавчій базі і виникають негативні правові наслідки.
Здавалося б, поширені життєві ситуації. Терміново необхідна підпис керівника, але його немає на місці, а право підпису більше ніхто з присутніх не має. Або, приміром, керівнику принесли завізувати стопу документів, висота якої вимірюється в сантиметрах. На перший погляд, ідеальним рішенням буде використання факсимільного підпису. Ось тут-то і криється потенційна небезпека використання кліше. Гіпотетично, факсиміле, штампи, навіть абсолютно точно копіюють розпис посадової особи, не можуть свідчити про його особистому вирішенні прийняття на себе зобов'язань за змістом підписаного документа.
Діючі в даний час стандарти ведення діловодства (ЕГСД і ГСДОУ) говорять про необхідність наявності на документах особистого підпису, не уточнюючи, яким чином вона проставлена - власноручно або з використанням факсиміле. З іншого боку, єдиним нормативним актом, хоч якимось чином регламентують застосування факсиміле, є ГК РФ. Він визначає, що факсимільний підпис може бути використана тільки при укладанні цивільно-правових угод за згодою сторін і в законному порядку. Тому, у разі тривалих довірчих відносин між партнерами по бізнесу, можна легалізувати застосування кліше підписів в документообігу. Для цього достатньо скласти додаткова угода сторін або включити пункт про використання факсиміле в текст взаємного договору.
Слід звернути увагу на ряд безумовних обмежень у використанні кліше при підписанні документів. У відповідності з рядом нормативних актів, факсиміле не може бути застосоване для оформлення фінансових документів, у бухгалтерській звітності та в платіжних документах. Довіреності та векселі, які не мають власноручного підпису, однозначно визнаються недійсними. Також не представляється можливим використовувати кліше підпису на первинних облікових документах і уніфікованих документах з обліку праці.
Чимало спірних питань виникає, якщо факсимільний підпис проставлено в рахунках-фактурах. Мінфін РФ і податківці категорично проти подібних вільностей, незважаючи на складну арбітражну практику вирішення аналогічних спорів у судах. На сьогоднішній день судді приймають сторону платника податків і вказують на відсутність заборони законодавства використовувати факсиміле при оформленні рахунків-фактур.
Певні складнощі використання факсимільного відбитка виникають і при веденні внутрішнього документообігу. Щоб уникнути неприємностей і непорозумінь слід передбачити окремі пункти у внутрішній інструкції з діловодства і вказати, в яких випадках факсиміле використовується, де зберігається і хто має право ним скористатися. У кожному разі при виникненні будь-яких серйозних наслідків через використання кліше свою думку про правомірність його застосування доведеться обґрунтувати в суді.
Одним словом, ризик при використанні кліше великий, а в світлі неоднозначного тлумачення законодавства його користь стає сумнівною. Тому у більшості посадових осіб факсимільний підпис служить тільки для підтвердження респектабельності і використовується при підписанні поздоровлень, запрошень, інформаційних листів і довідок, а також на засвідчених копіях документів.