Як правильно скласти комерційну пропозицію про співпрацю
Активність ведення бізнесу сьогодні багато в чому визначає успішність тієї чи іншої компанії. А грамотність в організації всієї цієї роботи, в свою чергу, багато в чому впливає не тільки на власне економічні показники, але й визначає обличчя фірми, імідж на ринку. Одним з найбільш поширених прийомів сучасного менеджменту з просування своїх товарів і послуг, є ініціативна робота із залучення партнерів для здійснення тих чи інших комерційних проектів. У такій ситуації доводиться застосовувати такий метод, як комерційну пропозицію про співпрацю.
Таку пропозицію, як правило, робиться в усній або письмовій формі, але коли мова йде не просто про заяву про наміри, а стосується конкретного і цілком реального проекту, така пропозиція здійснюється у письмовій формі. У цих двох способах є свої переваги і недоліки. Безумовно, при усному спілкуванні з передбачуваним партнером можна викласти більше конфіденційної інформації, бути більш відкритим, обумовити деякі неформальні боку передбачуваної співпраці або конкретного проекту. Але при такому спілкуванні частина інформації об'єктивно не сприймається, забувається, просто не вловлюється через особливості вербального спілкування як такого. Крім того, цю інформацію не можна відновити, осмислити, якщо щось залишилося нез'ясованим.
А от комерційна пропозиція про співпрацю, вчинене в письмовій формі, дає таку можливість, тому що потенційний партнер має можливість раз за разом звертатися до нього для осмислення всіх деталей вашої пропозиції. Однак слід і пам'ятати, що письмовий варіант вже являє собою документ, нехай у ньому немає правообязивающіх положень, але вплинути на імідж вашого підприємства чи фірми він може досить значно. Тому, залежно від того, наскільки грамотно і професійно оформлений даний документ, залежить не тільки доля співпраці в даному конкретному випадку, але й імідж фірми як учасника комерційної діяльності.
При складанні пропозиції, пам'ятайте, що кожне слово в ньому має сенс і несе не тільки інформацію, яка актуальна зараз, але і частку відповідальності, яка проявиться пізніше.
Існують деякі правила складання подібного роду документів, які можна представити у вигляді покрокової інструкції. Важливо розуміти, що все, що зараз вам буде запропоновано, не є шаблоном або зразком, якому ви повинні слідувати. Це - всього лише деякий досвід, який мав позитивний підсумок і деякі коментарі до цього досвіду.
Отже, ось деякі міркування з даного питання.
Приступаючи до оформлення документа, поставтеся до нього саме як до документа. Віддруковано вашу комерційну пропозицію про співпрацю повинно бути на фірмовому бланку, що містить всі реквізити підприємства, логотип і контактні відомості. Зверніть увагу на якість паперу, партнери можуть вже за цією ознакою робити відповідні висновки. Якщо ви відправляєте пропозицію у формі буклету, то оформіть логотипи на кожній його сторінці, теж можна зробити при відправці пропозиції по електронній пошті або факсом.
Обов'язково правильно і повно вказуйте посаду особи, якій ви адресуєте свою пропозицію, якщо ви не знаєте точної назви - уточніть. При цьому, жодних скорочень (на кшталт «заст., Зав., В.о., і тому подібних) бути не повинно. Я тут вже не підкреслюю особливо важливість правильного зазначення прізвища та ініціалів посадової особи, це - само собою зрозуміло. Звернення має бути виражене коректно, але не фамільярно (не пишіть «дорогий наш генеральний директор» - це не той варіант).
На самому початку вашого звернення вкажіть предмет вашого інтересу, тобто мета, з якою ви звертаєтеся. Якщо раніше вже була усна домовленість - нагадайте про це, це допоможе потенційному партнеру більш зосереджено вивчати ваш документ.
Найскладніше в оформленні пропозиції - комерційна частина, в якій вам належить коротко, і разом з тим ємко і дохідливо викласти суть вашої ідеї або проекту. Тут необхідно врахувати наступне:
- якщо ваш інтерес лежить у сфері технологічного співробітництва, ви повинні оформляти саме техніко-комерційну пропозицію, в якому головний упор робити на технологічні інтереси-
- якщо ж ви і ваш передбачуваний партнер, будете працювати в сфері надання послуг, то готувати треба саме комерційну пропозицію послуги. Це особливо підкреслюю у зв'язку з тим, що говорилося на самому початку статті - не розглядайте дані рекомендації як шаблон!
Сама пропозиція не повинно займати більше двох сторінок. Якщо ви не можете вмістити всю необхідну інформацію, цілком доречним буде оформити відповідні додатки, з якими потім можуть бути ознайомлені та інші фахівці вашого партнера.
Ваше комерційну пропозицію про співпрацю обов'язково повинно містити інвестиційні відомості, хоча б на рівні розрахункових даних, це допоможе партнеру швидше зорієнтуватися і прийняти рішення по вашій пропозиції. Тут же буде доречно вказати і тимчасові параметри проекту, також можна на рівні оціночної точності.
Якщо ви вперше звертаєтеся з комерційною пропозицією до цієї фірми, обов'язково вкажіть відомості про свою, і про наявний досвід в області реалізації подібних проектів.
Ну і на закінчення можна нагадати про технічної культурі оформлення пропозиції і способі доставки його вашому потенційному партнеру. Тут не той випадок, щоб розмінюватися на дрібниці і намагатися заощадити, зрештою така економія може призвести до втрати вигідного співробітництва.