Службове завдання у відрядженні
Організація відряджає своїх співробітників, видаючи кожному певне службове завдання. Воно може бути індивідуальним, а також груповим. Усе визначається конкретними завданнями, що стоять перед відрядженими працівниками.
В організації, що відправляє працівників у відрядження, видається наказ або розпорядження, в якому вказується мета відрядження, населений пункт, в який відправляється співробітник, терміни і перелік направляються осіб. Відряджаються працівникам обов'язково видаються посвідчення про відрядження до службового завдання. Це обов'язкові документи, що підтверджують обгрунтованість вибуття до місця виконання робіт поза межами організації. У посвідченні про відрядження ставиться відмітка про вибуття. Після прибуття на місце співробітники в посвідченні про відрядження зобов'язані отримати відмітку про прибуття, а по закінченні - про вибуття. Повернувшись у свою організацію, обов'язково потрібно поставити відмітку про повернення з відрядження.
Індивідуальне службове завдання отримують фахівці, які відбувають в іншу місцевість для вирішення певних питань. Наприклад, працівники служби постачання спрямовуються на об'єкти, з якими у їх підприємства є комерційні відносини з постачань конкретних матеріалів, комплектуючих вузлів і агрегатів. Іноді телефонного зв'язку недостатньо, щоб обговорити умови поставки або які-небудь особливості продукції, що поставляється: узгодження технічних завдань, визначення параметрів, вибір оптимальних характеристик.
Службове завдання отримують і працівники відділів маркетингу, а також інженерно-технічних служб. Наприклад, участь у виставках вимагає присутності не тільки менеджерів з продажу, які можуть представити свою продукцію і визначитися з ціною. Можуть стати в нагоді також конструктори, технологи і виробничники, які уточнюють у потенційних споживачів особливі вимоги і побажання. У подібних відрядженнях фахівці обмінюються досвідом, намічають перспективи розвитку своїх виробництв.
Деякі організації направляють цілі групи людей на ті чи інші об'єкти, видаючи їм службове завдання, приклад виконання якого видається у вигляді інструкцій або маршрутних листів. Для того щоб відряджаються група чітко виконувала службове завдання, обов'язково наказом призначається керівник групи, відповідальний за його виконання. Особливо часто необхідність у подібних відрядженнях виникає у разі впровадження обладнання або цілих комплексів на підприємстві замовника. Щоб команда на новому місці могла працювати ефективніше, опрацьовуються питання тимчасового проживання: бронювання готелів або квартир. Уточнюються місця, де співробітники будуть харчуватися, а також умови доставки співробітників до місця виконання робіт. Квитки на транспорт туди і назад оплачує підприємство, що направило своїх працівників. У таких випадках строки мають суворе обмеження. Виплачуються також добові. Заробітна плата зберігається на весь період відсутності співробітників.
При відправці фахівців складаються документи для відрядження, які включають посвідчення про відрядження, а також перелік завдань. Залежно від особливостей і типу завдань, відряджаються спеціалісти комплектують необхідні інструменти та прилади. Службове завдання є в цьому випадку основним критерієм для підбору необхідного приладдя.
За підсумками виконання робіт у відрядженні співробітники, які повернулися на своє підприємство, складають звіт про виконану роботу. Ці звіти затверджуються керівником або його заступниками. Для звіту про витрату грошей складаються авансові звіти, до яких додаються наявні документи, що підтверджують витрати.
Відрядження вважається успішно завершеною за умови повного виконання службового завдання. У разі його невиконання (можуть виникнути ситуації, коли завдання виконано частково або виконати його неможливо), обов'язково вказуються причини. Часто причини досить обґрунтовані, але часом має місце недбалість співробітників. Керівництво організації приймає рішення за підсумками розгляду всіх причин, що перешкоджають отриманню позитивного рішення від працівників, які відряджаються.