Що таке електронний документ?
Рівень комп'ютеризації сьогодні потребує переходу на «безпаперове» діловодство. В його основу покладено електронний документ, який, на відміну від традиційного, характеризується низкою нових властивостей і особливостей. До теперішнього часу єдиного визначення цьому явищу не існує ні в законодавстві, ні в науковому світі Росії.
Поняття «електронний документ» з'явилося вже в 1970-і роки. Так почали називати «машинозчитувані документи». Їх особливістю є те, що вони повинні бути створені за допомогою обчислювальної техніки і бути придатними для обробки на ЕОМ. При цьому обов'язкові реквізити оформляються строго в установленому для всіх документів порядку.
Електронний документ - це об'єкт інформаційний, що складається з двох обов'язкових частин: 1) реквізитів (ім'я, дані про автора, час, місце створення, і т.д.) та електронного цифрового подпісі- 2) основний змістовної частини, що включає текстову, графічну і числову інформацію, оброблювану в як єдиного цілого.
Електронний документ повинен підписуватися кваліфікованої електронним підписом, що робить його рівнозначним паперовому, підписаним власноруч. Інформація представлена у ньому в цифровий (електронній) формі. Сприймати дані можна з використанням ЕОМ, передавати по інформаційно-телекомунікаційних мереж, обробляти - в інформаційних системах. У разі необхідності такий документ може набувати форму візуального відображення і на екрані, і на папері.
Електронний документооберт - це цикл життя електронних документів на підприємстві (в організації, фірмі) від їх отримання, зміни стану (узгоджений, доведений до відома, в роботі, підписаний, закритий і т.д.) до списання в архів. Такий документообіг іноді позначається як «workflow», що характеризує рух документів як єдиний потік окремих робіт в рамках певного бізнес-процесу. Вся система електронного документообігу включає в себе програмне забезпечення, яке необхідно для організації та підтримки життєвого циклу такого роду документів.
Електронний документ і документообіг на його основі мають ряд переваг в порівнянні з традиційними. Вони дають можливість співробітникам організації контролювати не тільки власну ділянку роботи, але і весь процес. Користуватися електронним архівом набагато зручніше, ніж паперовим. Знайти документ можна за кілька хвилин, скорочується час по проходженню його узгодження і виконання. В цілому він більш економічний, ніж паперовий. Існує досить багато програм електронного документообігу («Мотив», «Е1 Євфрат», «DocsVision», «1С: Документообіг» та ін.).
На сьогоднішній ень існує зарубіжний досвід регулювання відносин у сфері електронного документа в правовому плані. У Росії проблема регулювання цих відносин так і не отримала законодавчого вирішення, хоча спроби ухвалення відповідного закону робилися (2005 рік). Ухвалення законодавчого акту про такого роду документі - одне з актуальних напрямків законодавчого регулювання.