Як важливо правильно зробити запис у трудовій книжці
Серед кадрових документів є один, який обов'язково запрошувати будь-який роботодавець при прийомі на роботу. Цей важливий документ - трудова книжка. Вона відображає весь життєвий шлях працівника. Перший запис у трудовій книжці, як правило, робиться на початку трудового стажу за першим місцем роботи. Зазвичай це буває після закінчення якого-небудь навчального закладу. Молоді фахівці, отримавши багаж теоретичних знань, відправляються для роботи на підприємства країни, щоб на практиці застосувати свої навички.
Заповнення документа починається з титульного аркуша. Запис у трудовій книжці робить фахівець кадрової служби компанії на підставі наданих особистих документів працівника: паспорта, свідоцтва або диплома про закінчення будь-якого навчального закладу. Потім на першій сторінці вноситься запис про освіту, отриману до прийому на роботу. Будь трудова книжка містить в собі чотири розділи, обов'язкових для заповнення. Перший з них - це порядковий номер записів. Далі слідує другий розділ - дата внесення черговий позначки. Потім, в третьому розділі, вноситься безпосередньо сам запис у трудовій книжці. Це може бути інформація про освіту, проходження військової служби, прийомі на роботу, звільнення або переведення. Останній (четвертий) розділ містить в собі підстави для внесення відповідного запису. У цій якості може виступати диплом, військовий квиток або наказ з обов'язковим зазначенням порядкового номера і дати видачі (чи видання). Запис у трудовій книжці неодмінно повинна виконуватися розбірливим почерком і бажано без виправлень.
На допомогу кадровим працівникам видана спеціальна інструкція, яка містить в собі правила ведення та заповнення такого документа. У ній докладно описані всі вимоги, і по кожному конкретному випадку дано приклад записи в трудовій книжці. Усі без винятку записи повинні проводитися строго відповідно до зазначених прикладами без різного роду «вольностей». Кожна інформація про зміни в трудовій діяльності працівника повинна бути чітко зафіксована і повністю відповідати дійсності. Підтвердженням служить документ (наказ), на підставі якого вона зроблена. Формулювання наказу обов'язково повинна відповідати запису. В останній графі зазначаються дата і номер документа. Вони дають можливість підтвердити інформацію, звіривши з даними архіву.
У трудовій книжці містяться не тільки записи про кадрові переміщення, але також і дані про заохочення та нагороди працівника. Для цього відведені спеціальні сторінки. Вони заповнюються також відповідно з прикладами, зазначеними в інструкції.
Найчастіше в трудову книжку будь-якого працівника вносяться два види записів: про прийом на роботу або про звільнення. Відомості про прийом зазвичай коротко виражають суть виданого наказу. Звільнення ж може бути з різних причин. Саме кадровик з урахуванням обставин визначає формулювання наказу із зазначенням відповідної статті Трудового кодексу. Якщо має місце звільнення за власним бажанням, запис у трудовій книжці вноситься чітко із зазначенням причини та законодавчої бази. Причиною в даному випадку служить власне бажання працівника, а в якості законодавчої бази застосовується 77 стаття Трудового кодексу РФ. Ця стаття містить в собі 11 пунктів. Вони розкривають обставини, в силу яких працівник виявив бажання припинити дію укладеного раніше трудового договору. Вносячи запис в документ, кадровик зобов'язаний вказати відповідний пункт статті, на підставі якого будуть припинені трудові відносини між сторонами.
Бажано, щоб всі записи вносилися до трудової книжки без виправлень. Але іноді через неуважність працівників кадрової служби можуть бути допущені помилки. У цьому випадку фахівець відділу кадрів повинен внести виправлення відповідним чином, щоб надалі вони не змогли створити проблем для працівника при влаштуванні на нове місце або оформленні пенсії по закінченні трудової діяльності.