Особиста справа працівника. Азбука кадровика
Особиста справа працівника - комплект офіційних документів, що містить всі необхідні відомості про даний співробітника і інформацію про всі етапи його трудових відносин з організацією-роботодавцем - від прийому до звільнення.
Особиста справа заводиться на керівників, держслужбовців, фахівців, а також науковців (на інших ведуться особові картки). Зберігається воно не менше 75 років за правилами діловодства. Особові справи працюючих реєструються в спеціальному журналі або книзі обліку і зберігаються в сейфі. Оформлення особової справи та внесення необхідних змін - обов'язок відділу кадрів.
Справа кожного працівника зберігається в окремій папці, яка має свій номер, з прізвищем та ініціалами, а також датою надходження на роботу. Особові справи тих, хто звільнений, здають в архів установи.
Особиста справа працівника має містити всі відомості з кадрового питання. У нього не включають документи, які належить зберігати 10 і менше років. До таких належать: копії наказів про зміну прізвища, про дисциплінарні стягнення, про надання відпусток, а також довідки про розмір зарплати або про склад сім'ї, медичні і т. п.
Які ж документи складають особиста справа працівника? Розглянемо обов'язковий перелік.
1. Заява про прийом на дане місце роботи, воно пишеться працівником у довільній формі із зазначенням посади та дати початку роботи. Далі візується начальником кадрової служби та керівником організації.
2. Наказ (витяг) про прийом на дану посаду з зазначенням необхідних відомостей - дати прийому, точної назви посади, характеру роботи (постійна або тимчасова, основна або за сумісництвом, з випробувальним терміном (стажуванням) або без). Обов'язково зазначаються такі умови, як ненормований або скорочений робочий день, матеріальна відповідальність і т.п. На підставі цього наказу вносяться записи в офіційні документи (наприклад, трудову книжку).
3. Наказ (виписка) про звільнення з обов'язковим зазначенням статті Трудового кодексу та причини звільнення, з посиланням на заяву працівника або (при звільненні "за статтею") доповідну записку.
4. Особовий листок (інша форма - анкета) обліку кадрів. Заповнюється здобувачем при вступі на роботу і перевіряється відповідальним співробітником. Являє собою список питань, що стосуються віку, освіти, кваліфікації, трудового стажу, сімейного стану. Обов'язково вказуються паспортні дані. Заповнюватися особовий листок повинен на підставі наявних документів (паспорт, трудова книжка) точно і без виправлень. У нього вклеюється фотографія.
5. Копія трудового договору (якщо такий є).
6. Автобіографія - написане працівником у довільній формі виклад основних даних про дату і місце народження, освіту, трудовий стаж. Інші (попередні) місця роботи перераховуються у хронологічному порядку. Звичайно вказується причина звільнення з останньої посади. Не включаються до автобіографію відомості особистого характеру, що не мають відношення до трудової діяльності.
7. Крім того, особиста справа працівника може включати в себе резюме (при його наявності). Це короткий (розміром в один аркуш) обґрунтування здобувача на вакансію (що саме дає йому право претендувати на дану посаду). У резюме вказується освіту, досвід роботи у цій чи аналогічній посаді, причини прагнення зайняти це місце (іноді - бажаний рівень зарплати), наявність додаткових переваг - володіння іноземними мовами і комп'ютером, водійські права, документи про підвищення кваліфікації і т. п. Часто роботодавець вимагає вказати основні, на думку кандидата , риси характеру, важливі для майбутньої діяльності (наприклад, ініціативність, відповідальність, працьовитість). За своєю суттю, резюме є короткою саморекламою.
8. Ще особиста справа містить копії документів про освіту, паспорта, свідоцтв про народження кожної дитини, а також (за наявності) характеристики і рекомендації з інших місць роботи.
У папці з особистою справою повинна обов'язково бути присутнім внутрішня опис документів особової справи, яка відображає їх порядкові номери, дату включення їх у справу. Всі зміни за кількістю складу документів відображаються в примітках до даної опису.