Для чого потрібен акт звірки?
Акт звірки взаєморозрахунків між юридичними особами - досить поширений документ. Можливо, не всі бухгалтера усвідомлюють його важливість, але для виключення непорозумінь і зайвих помилок потрібно періодично спілкуватися з бухгалтерією контрагентів. Підписуючи акт звірки, дебітор визнає свою заборгованість. На акті звірки вказується дата звірення залишків на бухгалтерських рахунках, тому, якщо недобросовісний дебітор відмовляється розрахуватися з вами, в суді ви можете пред'явити завірений печаткою та підписом уповноваженого представника контрагента акт звірки і тим самим показати наявність заборгованості.
Існує кілька ситуацій, при яких виникає необхідність в акті звірки. По-перше - при наданні відстрочки покупцеві. У договорі поставки чітко обмовляється тривалість відстрочки, і по її закінченні - або навіть за кілька днів до очікуваної дати оплати - постачальник може делікатно «нагадати» клієнту про те, що підійшов термін платежу. Акт звірки так само необхідний, якщо партнери співпрацюють тривалий час і угоди відбуваються часто, а асортимент товару, що реалізується досить широкий. У цьому випадку періодично звірятися потрібно хоча б тому, що через численні відвантажень, частого приходования товару, багаторазових перерахувань грошей бухгалтер може елементарно заплутатися. А якщо ви бачите, що суми залишків за розрахунками з вашою організацією у контрагента збігаються - ви можете бути впевнені, що все робите вірно. В третє, акт звірки повинен мати місце при високих сумах грошових оборотів. Щоб не завдати шкоди фінансовому становищу компанії, потрібно робити все, щоб виключити прикрі помилки і недоробки.
Форма акта звірки не зафіксована в законодавстві. Складаючи його, потрібно зробити вибірку всіх скоєних господарських операцій між двома юридичними особами (це платежі, продаж і купівля товарів, сировини, матеріалів, надання послуг - все, що документально оформлена і підписана обома сторонами). На початку реєстру в акті звірки вказують залишок на початок періоду, за який проводиться звірка, якщо він є. Потім показують всі надходження в грошовому вираженні і підбивають підсумок - заборгованість на користь однієї з організацій або нульовий залишок - коли всі розрахунки виконані.
Обов'язковим реквізитом при оформленні акту звірки, крім печатки, є підписи керівників звіряє компаній. Ставлячи свою резолюцію, глава фірми підтверджує достовірність зазначеної в акті звірки інформації.
Акт звірки складається у двох примірниках, на обох ставиться підпис бухгалтера, відповідального за складання акту, головного бухгалтера (це може бути одне і те ж особа) та керівника. Обидва примірники відправляють другій стороні з тим, щоб там підтвердили істинність інформації в акті і теж поставили підписи і печатку.
Доцільно звіряти розрахунки на кінець місяця, кварталу, року, тому що при складанні різних бухгалтерських звітів в них необхідно вказувати суму дебіторської та кредиторської заборгованості.
Сучасні бухгалтерські програми дозволяють швидко зробити вибірку по всіх бухгалтерських рахунках і скласти акт звірки, тому вам не доведеться копатися в архіві, вишукуючи всі накладні, рахунки, платіжні доручення.
Пам'ятайте, що ви не можете змусити організацію, з якою звіряєтеся, підписати акт звірки, і якщо вони не хочуть визнавати заборгованість перед вами, то можуть зовсім не повернути відправлений вами акт. Тому подбайте про те, щоб в акті звірки було написано, що якщо сторона, що склала і відіслала іншій стороні акт звірки, не отримає свій примірник акта через певний термін, то сальдо (залишок) буде вважатися підтвердженим.