Управлінська звітність: основи її складання
Управлінська звітність - це документ, що відображає головні процеси, які здійснювалися підприємством в звітному періоді. Причому кожна організація має право самостійно визначати конкретні складові елементи такого документа. Головним чином, звітність орієнтується на її користувачів, і зміст залежить від їх вимог і виду інформації, яка їх цікавить.
Однак, як і при складанні будь-якого документа на підприємстві, існують основні принципи, на яких управлінська звітність базується. У першу чергу, вона повинна відповідати принципу простоти. Не варто перевантажувати документ зайвою і непотрібною конкретному користувачеві інформацією, варто включати тільки важливі показники. Крім того, слід чітко визначити його розмір, наприклад, один аркуш формату А3. Це також допоможе вибрати найцікавіші і інформативні факти. Але головне: управлінська звітність повинна підкорятися принципом оперативності, тобто, її зміст має дозволяти користувачеві робити ефективні заходи для вдосконалення діяльності організації. Простіше кажучи, надана інформація повинна бути своєчасною.
Регулярне складання такого документа дозволить керівникові бути впевненим в ефективності подальшого функціонування компанії, так як персонал буде діяти згідно з розробленими вказівкам. Крім того, фахівець зобов'язаний виконати всю роботу по заповненню звіту протягом встановленого терміну. При цьому вся інформація повинна бути зрозуміла менеджеру конкретного ланки, для якого вона призначена. Правильно оформлена і грамотно складена управлінська звітність в повній мірі відображає діяльність підприємства і не провокує виникнення додаткових питань.
Так як керівний персонал підприємства може сам визначати зміст даного документа, то і форма його надання також вибирається на власний розсуд. Умовно існує три способи відображення інформації: графічний, текстовий і у вигляді таблиці. Як правило, фахівець спирається на користувача. Наприклад, для бухгалтера найбільш зручним і зрозумілим буде табличний звіт, а всі поправки та пояснення можна надати у вигляді текстової записки. У той час як інвестору або співробітнику аналітичного підрозділу легше оцінити стан справ з допомогою графіків.
Окремо хочеться поговорити про терміни надання звітів, так як цей фактор визначає її актуальність, а, отже, і своєчасність прийнятих рішень. Отже, зазвичай використовується поділ на коротко- і середньострокову звітність, також існує періодична. Остання передбачає відображення показників, які дозволяють розробити конкретні заходи на тривалий термін, тобто, визначити стратегічні цілі компанії.
Документом, найбільш повноцінно відображає динамічність функціонування підприємства, вважається короткострокова управлінська звітність. Приклад її виступає у формі щоденних і щотижневих збірників показників, на основі яких розробляють конкретні заходи на наступний період. Головними користувачами на даному рівні вважаються менеджери середньої ланки.
Середньострокова управлінська звітність складається щомісяця. Вона містить не тільки показники за минулий період, а й прогнозні значення подальшої діяльності. Надається в основному керівному складу, так як саме вони можуть прийняти рішення про необхідність ввести деякі корективи в виробничий процес. Такий документ може надати значну допомогу компанії і однозначно позитивно впливає на фінансовий результат. Адже менеджери і керівники бачать, чого варто очікувати від майбутнього періоду при збереженні колишніх позицій.