Поняття «оперативний облік»
Оперативний облік - це процес, при якому з метою постійного керівництва проводиться спостереження та реєстрація кожного окремого явища фінансово-господарської діяльності. З його допомогою в організаціях забезпечується контроль виконання певних виробничих завдань чи операцій. Інформація, яку надає оперативний облік, необхідна для розробки і прийняття багатьох ефективних управлінських рішень.
Даному виду обліку властива швидкість отримання даних. Джерелами інформації можуть виступати документи (рахунки, договори та ін.) або відомості, отримані по електронній пошті, факсом, а також усно.
Ведучи оперативний облік, можна використовувати трудові, натуральні та грошові вимірники. При цьому основною його метою є контроль за правильним витрачанням і утворенням фондів коштів, за виконанням планів. Оперативний облік стежить за рентабельністю та прибутковістю організації, присікає марнотратство і безгосподарність, перевіряє своєчасність внесення до бюджету плати за обігові та основні засоби.
Дані, отримані в ході оперативного обліку, дуже важливі, тому вони сприяють поліпшенню управління на підприємстві. Адже насправді тільки при наявності звітних даних можливо розумне і грамотне використання коштів організації, постійне вивчення шляхів скорочення непродуктивних витрат, проведення різних заходів, основним напрямком яких виступає підвищення продуктивності праці та зниження вартості продукції, що випускається.
Оперативний облік чимось схожий з бухгалтерським. Відмінність полягає лише в тому, що в останньому відображаються лише вже відбулися операції, а перший включає ще й очікувані події. Частина обліку, в якому відображаються майбутні події, називається оперативним плануванням. Бухгалтери його не стосуються, а разом з тим, це дуже значуща область облікової діяльності підприємства. Підставою для оперативного планування служать поточні прогнози, а також документи, які віщують господарські події. Наприклад, для торгового відділу підприємства такими документами можуть виступати договори на поставку або виписані клієнтом рахунку. При цьому керівнику відділу слід скоординувати діяльність організації так, щоб на момент планової відпустки замовлення в наявності були всі необхідні товари. Для фінансового відділу підставою для оперативного планування можуть бути, наприклад, виставлені рахунки, накази про виплату допомог, авансів, премій і т.д. При цьому робота інших підрозділів організації повинна бути спланована, щоб нестача грошових коштів у касі підприємства або на банківських рахунках була виключена.
Таким чином, виходить, що оперативний облік охоплює самі різнобічні явища і в той же час надає різні показники. Наприклад, саме за допомогою цього виду обліку одержують дані про виконання плану виробництва продукції, про використання обладнання і робочої сили, про дотримання договорів поставки з покупцями, замовниками та постачальниками та ін.
Однак основна справа оперативного обліку - це все ж забезпечення найбільш швидкого контролю. Саме тому дані обліку в більшості випадків фіксуються як можна простіше, в деяких випадках вони і зовсім не реєструються, іноді відомості отримують в ході безпосереднього особистого спостереження. Така організація оперативного обліку дозволяє забезпечити керівництву можливість втручатися в процес господарських операцій в момент їх здійснення.
Вести оперативний облік в організації просто необхідно, тому що саме він дозволяє оцінити результати її діяльності шляхом зіставлення фактичних і планових показників.