Рахунок на оплату
Якщо заглянути в статистику документообігу, то можна легко виділити найбільш часто формується і використовуваний документ - це рахунок на оплату. Однак загальної форми цього документа, яка була б затверджена законодавством і якій потрібно суворо дотримуватися, немає. Таким чином, рахунок на оплату - це документ, де продавець оголошує потенційному покупцеві ціну на свій товар. Покупець, оплачуючи суму, зазначену в рахунку, приймає умови постачальника і посилаються на дане рахунок при оплаті. Продавець, крім того, зобов'язується відвантажити покупцеві товар, зазначений в рахунку, або виконати послугу в разі своєчасної оплати.
Разом з тим, існує ряд обов'язкових реквізитів, які включає рахунок на оплату. По-перше, це порядковий номер. В наші дні практично кожна організація при веденні бухгалтерського обліку використовує спеціальні програми. Вони автоматично присвоюють рахунком номер. З початку кожного року нумерація рахунків починається заново. Номери присвоюються для того, щоб легко можна було ідентифікувати документ, посилаючись на номер і дату. По-друге, дата - це наступний обов'язковий реквізит рахунку. Часто продавець вказує в ньому, протягом якого періоду часу дійсний цей документ, тому зазначена в рахунку дата дуже важлива. По-третє, рахунок обов'язково повинен містити всі банківські реквізити постачальника, необхідні для оплати по ньому. Дійсно, мета виставлення рахунку - отримання оплати за товар, а здійснити оплату без даних про розрахунковому рахунку продавця і банку, в якому він відкритий, неможливо. У підсумку обов'язково вказують найменування пропонованих товарів або послуг, їх вартість та кількість. Також у ньому необхідно надати інформацію про відсоток податку на додану вартість або про його відсутність. Останній обов'язковий реквізит рахунку на оплату - підпис особи, відповідальної за його виставлення.
Крім перерахованих вище реквізитів, рахунок може містити і ряд додаткових, що полегшують співробітництво постачальника і покупця. Наприклад, контактні номери телефонів, адреса завантаження і адреса офісу, де оформляються документи. У підсумку можна зазначити, що необхідно мати при собі представнику покупця для забезпечення відвантаження товару. Найчастіше, це - платіжне доручення з відміткою банку про його виконання, завірений оригінальною печаткою та підписом керівника протокол узгодження відпускної ціни на товар або послугу, довіреність на отримання матеріальних цінностей і т.д.
Покупець в усній або письмовій формі може попросити постачальника виставити рахунок для попередньої оплати товару або послуги. Однак у цьому випадку виставлення рахунку на оплату передбачає обов'язкової оплати по ньому. Рахунок може носити лише інформаційний характер - він буває необхідний для освідомлення потенційного покупця про діючі ціни на день виставлення рахунку. Постачальник ж, у свою чергу, страхується від можливих неприємностей у разі оплати за рахунком через тривалий час після його виставлення, вказуючи в документі, протягом якого часу він може бути дійсний.
У підсумку може бути зазначено, що він є і протоколом узгодження ціни. У цьому випадку в ньому має бути відведено місце для підпису покупця і його печатки. Якщо такий рахунок відправляється покупцеві за допомогою факсимільного зв'язку, то покупець його ксерокопіруют і ставить на отриманої копії свої печатку і підпис. Цей рахунок потрібно передати постачальнику при відвантаженні товару.
Виписати рахунок на оплату може керівник організації, головний бухгалтер або інша особа, уповноважена наказом керівника. Слід зазначити, що відповідно до законодавства РФ, друк - необов'язковий реквізит для рахунку на оплату.