Як написати діловий лист: правила і рекомендації
Невід'ємним атрибутом будь-якого бізнесу є ділова переписка. Співробітники кожного підприємства спілкуються з колегами і клієнтами, з постачальниками і споживачами. Загалом, в щоденний розпорядок будь-якого офісу неодмінно входить участь у листуванні.
Незважаючи на те, що щодня більшість найманих працівників на підприємствах і в організаціях відправляють і отримують численні повідомлення, далеко не всі дотримуються встановлених норм і правил при їх створенні. Виявляється, грамотно і правильно написати діловий лист не так вже й просто. Існує цілий ряд вимог і шаблонів, застосовуваних у світі та які відносяться до документообігу. У них входять правила написання ділового листа, а також основні моменти, що стосуються оформлення.
Складаючи послання в сторонню організацію або просто колезі в сусідній відділ, слід дотримуватися суворого стилю (за винятком дружній листування, для якої не існує подібних обмежень). Не варто використовувати занадто емоційні слова навіть для того, щоб описати всю важливість угоди або захват від протестованої продукції. Діловий лист має бути зрозумілим, коротким і досить стриманим.
Починати послання слід з адресата. Якщо воно призначене для співробітника сторонньої організації, слід неодмінно вказати її найменування, посада одержувача, а також його ПІБ. У випадку, коли документ залишається всередині компанії, досить прізвища з ініціалами (можна додати і займану посаду).
Діловий лист в сторонню організацію слід оформляти на фірмовому бланку (незалежно від того, чи буде воно відправлено в електронному або в паперовому вигляді). При його відсутності можна просто вказати в «шапці» документа реквізити відправника.
Перед тим як почати складати текст, потрібно обміркувати його структуру, позначити основні тези і цілі написання. У такому випадку процес написання набагато спроститься. Закінчувати лист слід підписом, в якій вказують не просто прізвище відправника, а й посаду, а також найменування підприємства, яке він представляє.
При відправці пропозиції потенційному клієнтові або партнерові в кінці потрібно неодмінно висловити подяку за співпрацю і надію на подальшу спільну роботу.
Крім правил, використовуваних у діловому листуванні, існують також рекомендації. Наприклад, будь-який документ, адресований конкретній особі, слід починати словами «шановний» із зазначенням ПІБ повністю, а не ініціалами. Не потрібно використовувати скорочення в листах, наприклад, писати «ув.» Або скорочувати посаду адресата, його місце роботи.
Найскладнішим вважається міжнародний документообіг, оскільки в кожній державі існують свої нюанси спілкування, та й мова, якою доводиться вести листування з зарубіжними партнерами, не завжди зрозумілий упорядника листи, так що доводиться користуватися послугами перекладачів. Перш, ніж вдатися до послуг такого фахівця, слід уточнити, чи відомо йому, як написати діловий лист англійською, або ж мова йде про банальне дослівному перекладі. Якщо закордонний документообіг планується підтримувати постійно, краще прийняти в штат співробітника, досить володіє іноземною мовою, щоб скласти на ньому діловий лист.
В цілому ж від того, як буде складено документ і як оформлений, багато в чому залежить досягнення поставленої задачі. Так що ні в якому разі не варто недооцінювати важливість ділового етикету при спілкуванні.