Молодим фахівцям: як правильно зшивати документи
Великий обсяг документів мається на будь-якій організації. Не всі з них потребують прошивці. Починаючим фахівцям ця операція може бути абсолютно незрозумілою і незнайомою. Тому давайте розберемося в тому, як правильно зшивати документи, і навіщо, взагалі, це необхідно.
Прошивку паперів треба робити в кожній організації. Дана процедура забезпечує захист і безпечне зберігання документів. Певного алгоритму, за яким суворо повинна вона виконуватися, не існує. Кожна організація та різні інстанції мають свої вимоги.
Для прошивки потрібні: документи, голка з капроновими нитками (Або шпагат), ножиці, клей, тверда картонна обкладинка і печатку. Далі прямуємо інструкції про те, як правильно зшивати документи.
Крок 1. Підготовчий етап. До того як зайнятися зшиванням, необхідно ретельно оглянути всі документи і видалити з них металеві предмети (скоби, скріпки).
Крок 2. Розкласти документацію в певній послідовності.
Крок 3. Потім в правому верхньому куті пронумерувати аркуші, але не сторінки. Якщо на папері є інформація із зворотного боку, то нумерація проводиться окремо. Сукупність схем або карт, що складаються з декількох листів, вважають за один. Після того як дана дія буде виконано, точне число слід зазначити на зворотному боці склейки.
Крок 4. Тепер розберемося, як правильно зшивати документи. З лівого боку по центру полів треба зробити від 3 до 5 дірочок строго по вертикалі, щоб можна було переглядати документи. Зробити це можна за допомогою палітурного верстата, шила або просвердлити дрилем або пробити по частинах рівно дироколом.
Крок 5. Пропустити через дірочки нитки або шпагат у два шари.
Крок 6. Кінці направити від середнього отвори з обороту листа і зафіксувати вузол. Залишити вільний шматочок нитки довжиною в 6 сантиметрів.
Крок 7. Нанести на папір розміром 4х5 сантиметрів дані: кількість пронумерованих аркушів, дата прошивки. Відповідальний за документи повинен розбірливо поставити підпис. Після цього наноситься печатка організації.
Крок 8. Наклеїти папір так, щоб вона закривала собою вузол.
Крок 9. Далі склейку запевняє керівник або інший уповноважений співробітник. Друк повинна потрапляти на наклейку і частину листа.
Ось як правильно зшивати документи. Слід зазначити, що даний алгоритм може відрізнятися в залежності від правил, передбачених організацією. Виконувати все вищеперелічене має фахівець, у якого вказана в посадових інструкціях обов'язок по прошивці документів.
Терміни зберігання
Згідно із законодавством, підприємства зобов'язані забезпечити збереження первинних паперів на певний або дуже тривалий термін. Документи про первісну вартість ОС зберігаються протягом 4 років після списання. Декларація з податку на прибуток, підтверджуюча збиток, повинна знаходитися в архіві протягом періоду, на який він зменшує податкову базу. Бухгалтерську інформацію про страхові внески в пенсійний фонд, фонд соціального страхування і ФФОМС слід зберігати протягом шести років (пункт 2 ст.28 №212ФЗ).